Rijnsburger Administratie & Advies maakt gebruik van het pakket Asperion (ledenadministratie factureren en boekhouding). Dit pakket kost 12,50 per maand (excl btw). Bestuursleden hebben toegang tot dit online systeem zodat er ook altijd toegang is actuele ledenlijsten (zonder tussenkomst van Rijnsburger Administratie & Advies). In dit systeem staan de actuele gegevens en digitaal opgeslagen documenten (inschrijfformulieren, mailwisseling etc). Zo is er altijd inzicht in de historie van ontwikkelingen van gebeurtenissen bij een lid. Dit minimaliseert discussies waardoor u zich belangrijke dingen bezig kunt houden. Bij opzeggingen wordt aandacht besteed aan eventuele achterstallige betalingen voordat de opzegging wordt verwerkt.

Vanzelfsprekend zijn wij ons bewust van de AVG. Wij hebben verwerkingsovereenkomsten met onze leveranciers afgesloten, en sluiten die ook met u af. Wanneer leden opzeggen en aan hun verplichtingen hebben voldaan worden zij uit de systemen verwijderd.

Voor de contributie-inning hanteren we een solide werkwijze. We incasseren (versturen facturen kan ook) het lidmaatschapsgeld aan het begin en halverwege het verenigingsjaar (kan ook vaker). Een maand later wordt dit herhaald bij de leden waar het geld niet afgeschreven kon worden. Daarna rapporteren we onmiddellijk de eventuele debiteuren. Er is dan nog ruim de tijd om herinneringsbrieven te sturen om ervoor te zorgen dat ook deze leden voor het einde van het jaar betalen.

De boekhouding kan ook door Rijnsburger Administratie & Advies worden overgenomen. Dit gebeurt ook in Asperion. Dit betekent dat u zelf ook altijd kunt zien hoe de situatie van de vereniging is. De resultatenrekening, de balans en het overzicht van openstaande debiteuren is altijd door u te bekijken. U kunt ook altijd met ons sparren over het toekomstig beleid van de vereniging. Is het verstandig voor de vereniging om te investeren? Wat voor beleid wilt u voeren ten aanzien van de niet betalende leden? Rijnsburger Administratie & Advies heeft de nodige bedrijfseconomische kennis in huis om u goed te adviseren.

Het uitvoeren van betalingen doen wij niet voor u. Dit doen we omdat u zelf als beste weet of facturen juist of onjuist zijn. Daarnaast heeft u wanneer u de betalingen zelf uitvoert nog een controle door Rijnsburger Administratie & Advies. Mocht een penningmeester kwaad willen dan wordt dat onmiddellijk door Rijnsburger Administratie & Advies waargenomen.

Wanneer de boekhouding door Rijnsburger Administratie & Advies wordt uitgevoerd, wordt vanzelfsprekend ook het financiële jaarverslag verzorgd, een flinke zorg minder voor de penningmeester.